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《香港上市规则》有关扩大无纸化上市机制及强制规定须以电子方式发布公司通讯的修订
《香港上市规则》有关扩大无纸化上市机制及强制规定须以电子方式发布公司通讯的修订
2023年6月30日，香港联合交易所有限公司（“联交所"）刊发了有关建议扩大无纸化上市机制及其他《香港联合交易所有限公司证券上市规则》（“《香港上市规则》"）修订的咨询总结（“咨询总结"），对《香港上市规则》作出相应修订，修订后的条文将于2023年12月31日起生效。咨询总结为联交所于2022年12月16日刊发的有关咨询文件（“咨询文件"）之回应。联交所亦于2023年10月27日刊发了一系列常问问题（编号119-2023至134-2023）（“常问问题"），就无纸化机制及以电子方式发布公司通讯的具体实施细节提供进一步的指引。
此次《香港上市规则》的修订及常问问题主要涉及（1）减少须向联交所呈交的文件及强制规定以电子方式提交文件；及（2）强制规定上市公司以电子方式向股东发布公司通讯。本文将对有关规定进行具体介绍。
一、减少须向联交所呈交的文件及强制规定以电子方式提交文件
根据修改后的《香港上市规则》，联交所将大量减少需向其呈交的文件，包括申请首次公开发行需呈交的上市文件及上市公司在履行日常合规责任时需呈交的文件。同时，所有向联交所呈交的文件必须以电子方式呈交，为此联交所将特设新的网上平台并适时发布有关通知。
就上市公司而言，自2023年12月31日起，以下文件将无需呈交联交所：
二、上市公司须以电子方式向股东发布公司通讯[2]
1、公司通讯必须以电子方式发布及“默示同意"机制
A. 强制以电子形式发布公司通讯
根据修订后的《香港上市规则》第2.07A条，联交所强制上市公司在符合所有适用法律法规及规则的情况下，必须(i)采用电子方式向股东发送公司通讯，或(ii)在其自身网站及联交所网站登载有关公司通讯。上市公司亦须于其网站注明选择采用(i)或(ii)哪种方式，或两者都采用。
但有关以电子方式发布公司通讯的规定，并不适用于中介机构向透过中央结算系统持有证券的实益持有人发布公司通讯的方式（除非非登记持有人透过香港中央结算有限公司通知上市公司，表示其有意收取公司通讯）。这些中介机构向这些实益持有人发布相关公司通讯的方式应按照双方协议约定进行。
B. 股东“默示同意"机制
联交所删除了有关上市公司以电子形式发布公司通讯前需先取得股东明确同意的规定。这意味着在适用法律法规允许的范围内，上市公司以电子形式发布公司通讯可以采用“默示同意"机制——只要股东未主动提出索取印刷版本或拒绝电子版本的要求，即被认为同意接受以电子形式发布的公司通讯。因此，上市公司不用再另行向股东发出有关公司通讯的通知信函及申请表格。
C. 股东权益保障措施
联交所为强制以电子形式发布公司通讯的新安排设置了如下股东保障措施，上市公司必须遵守：
（1）上市公司于采纳发布公司通讯的新安排前，应向其每一名股东发出一次性通知（根据股东过去的选择，以印刷或电子方式），用于：(i)通知股东有关新的安排（包括股东在新安排下如何索取公司通讯的印刷本[3]）；及(ii)要求股东提供电子联络资料（并应同时清楚阐述索取电子联络资料的目的和提供无效电子联络资料的后果[4]）；
（2）上市公司必须在股东提出要求时，免费向其提供公司通讯的印刷本，并一直在其网站（例如在“投资者关系"部分）披露其以电子方式发布公司通讯的相关安排（包括股东如何向公司索取印刷本）；
（3）针对“可供采取行动的公司通讯"，上市公司必须将该类公司通讯个别发送予每名股东，而不能仅披露于公司及联交所网站；
（4）若以电子方式发布公司通讯但收到任何“发送失败提示"，(i)上市公司应以其认为合适的方式（例如印刷本）按股东提供的其他联络资料（如有）重新发送公司通讯；(ii)若涉及“可供采取行动的公司通讯"，上市公司必须再以印刷本形式发送，并于其中要求股东提供有效的电子联络资料，以便日后遵守《香港上市规则》。
2、“可供采取行动的公司通讯"须以电子形式个别发给股东
联交所将“可供采取行动的公司通讯"定义为涉及要求上市公司的股东指示其拟如何行使有关股东权利或作出选择的公司通讯（主要为股份认购、出售的表格或股息形式选择等表格）。但是股东大会通告及委任代表表格，以及任何让股东修改先前提供的内容的表格不属于“可供采取行动的公司通讯"。
对于“可供采取行动的公司通讯"，联交所要求上市公司必须将其个别发送予每名股东，不能仅披露于公司及联交所网站。如果上市公司因为没有股东的有效电子联络方式而无法做到上述安排，则必须以印刷本形式向股东发送“可供采取行动的公司通讯"，其中必须要求股东提供电子联络方式，以便日后遵守《香港上市规则》。
股东如希望收到“可供采取行动的公司通讯"以外的公司通讯的通知，可以在联交所订阅电子提示服务[5]，这样在上市公司刊发有关公告时，股东即会收到通知。
三、过渡安排
上述修订将于2023年12月31日生效，在生效日期之前，现有上市公司须确认其组织章程文件是否载有禁止其以电子方式发布公司通讯的条文（例如有条文订明公司通讯只能以印刷本形式发布）。如果组织章程有所限制，则需要修订组织章程。若上市公司需修订组织章程文件，以下过渡安排将适用于2023年12月31日前已在联交所上市的公司：
a) 如果上市公司所适用的法律法规不禁止以电子方式发布公司通讯，则上市公司须于2023年12月31日后首次举行的股东周年大会之前修订组织章程文件，以便遵守《香港上市规则》的相关规定，以电子方式发布公司通讯；
b) 如果上市公司所适用的法律法规限制其用电子方式发布公司通讯，则上市公司须待有关法律法规的相关限制取消后，于首次股东周年大会之前修订其组织章程文件，以便遵守《香港上市规则》的相关规定。
四、对上市公司的建议
此次《香港上市规则》关于无纸化的修订不仅简化了向联交所呈交文件的数量及发布公司通讯的流程，亦有助于上市公司节省印刷及邮递成本。
提请上市公司注意的是，针对以电子方式发布公司通讯“默示同意"的机制仍受制于上市公司所适用的法律法规及其组织章程文件。因此，尽管绝大多数香港上市公司的注册成立地（包括开曼群岛、百慕达及中国境內）的公司法一般允许经股东默示同意而以电子方式发布公司通讯，发行人仍应就有关具体规定咨询注册成立地法律顾问，以制定适当的公司通讯发布机制。同时，上市公司也应及时检查修订组织章程文件，以便符合修改后的《香港上市规则》。
[注释及参考文献]
[1] 除特别注明“（现行）"外，均指将于2023年12月31日生效的修订后《香港上市规则》。特别注明“（现行）"的条款将于2023年12月31日后删除。
[2] 根据《香港上市规则》，公司通讯指上市公司发出或将予发出以供其任何股东或投资大众参照或采取行动的任何文件，其中包括但不限于：(a) 董事会报告；(b) 年报、中报、季报（如有）； (c) 会议通告；(d) 上市文件；(e) 通函；(f) 委任代表表格；(g) 申请版本；及(h) 聆讯后资料集。
[3] 上市公司不应将股东索取公司通讯印刷本的要求的有效时限设置得过短，例如要求股东需就每份文件逐一索取印刷本。联交所建议股东索取公司通讯印刷本的要求应生效一段固定时间（如一年），在该要求被撤销、取代或逾期前，应一直有效。
[4] 如上市公司已尽合理努力使用所提供的电子联络方式联络股东，但股东所提供的电子联络资料无效，导致电子通讯无法发出，联交所不会要发行人承担责任。一般而言，发行人发送公司通讯至所提供的电子联络地址后若没有收到任何“发送失败提示"，即视为已遵守有关规定。
[5] 联交所电子提示服务订阅网页
https://www.hkex.com.hk/chi/invest/user/login_c.aspx.
[1] 咨询文件正文
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/News/Market-Consultations/2016-Present/December-2022-Expand-Paperless-Listing-Regime/Consultation-Paper/cp202212_c.pdf
[2] 咨询总结正文
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/News/Market-Consultations/2016-Present/December-2022-Expand-Paperless-Listing-Regime/Conclusions-(Jun-2023)/cp202212cc_c.pdf
[3] 联交所有关刊发咨询总结的监管通讯网页
https://www.hkex.com.hk/News/Regulatory-Announcements/2023/2306302news?sc_lang=zh-HK
[4] 常问问题
https://www.hkex.com.hk/-/media/HKEX-Market/Listing/Rules-and-Guidance/Interpretation-and-Guidance-Contingency/Frequently-Asked-Questions/FAQ_119to134_2023_c.pdf
