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美元基金系列 | 万万不可掉以轻心的香港公司合规事宜（上）
美元基金系列 | 万万不可掉以轻心的香港公司合规事宜（上）
香港公司具有注册方便、名称自由、外汇自由、业务自由（允许无业务的壳公司存在）、税种少且税率低、注册资金无需验资等诸多优点，加上内地与香港存在税收优惠安排，无论是个人想要间接持有财产、开展业务，还是公司想要搭建海外架构、进行海外贸易，设立香港公司都是很好的选择。
但是，香港公司的上述优点容易给人一种误会，以为维持香港公司和设立香港公司一样简单。实际上，香港在管理公司方面非常严格，违反了《公司条例》的规定有时甚至会给公司和相关人员招致刑事责任，这样的案例屡见不鲜：
本文中，我们将从公司内部文件以及会议的召开两个角度，介绍香港公司万万不可掉以轻心的那些合规事宜。
1. 财务报告
公司成立后的18个月内，以及此后的每年，都必须在股东大会上呈交经过香港注册会计师审计的公司的损益表和资产负债表。
2. 商业记录
根据香港法例第112章《税务条例》，公司必须以英文或中文保存商业记录，由交易日期起保留七年，违反该等规定最高可被罚款100,000元。
商业记录必须包括：账簿、核实账簿记录所需的基本文件（比如发票、收据）、资产和负债记录（包括债务人和债权人清单）、每日的收款及付款记录等。由于不同业务类别之间存在较大差异，从事货物买卖业务和提供服务的业务所需保存的附加记录有所不同，但宗旨都是让税务局可以核实和追查每一笔款项。
值得注意的是，在保存与资产（包括厂房、土地、建筑物等）相关的记录时，除了买卖资产的日期和相关款额，还必须保存买卖合约的副本、印花税、代理商佣金等相关记录。
3. 董事会报告
董事报告的内容主要是关于业务审视，包括公司该财政年度期间的主要活动，以及对股东了解公司事务状况而言重要的其他事宜，详情可见《公司条例》附表5。
4. 法定登记册
公司需要备存公司成员登记册、董事登记册、公司秘书登记册、重要控制人登记册以及押记登记册，及时记录相关情况与变更。如违反相关规定，公司及其每名责任人均属犯罪，可各处$25,000罚款，并且在该等罪行持续的每一日另各处罚款700元港币。
董事登记册示例
秘书登记册示例
上述五个法定登记册，构成了香港公司非常重要的法定登记册。关于这些法定登记册，我们提示读者注意以下方面：
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香港公司的成员登记册是判断股东享有公司股份法定所有权（legal title）的终局性证据，而股东登记册的变更并不要求随时向公司注册处申报，仅需在公司每年一度的周年申报表（Annual Return）中反应公司的最新股权情况。另外，如存在股份代持的情况，股份的实益所有权人（beneficial owner）不会出现在成员登记册上，代持契据（Declaration of Trust）亦不会向公司注册处申报。
成员登记册示例
Declaration of Trust示例
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押记登记册所记载的内容为香港公司作为出质人（chargor）对其资产的押记情况，而香港公司股份上的权利负担，体现在该股东的押记登记册中（如股东为自然人，则没有登记册）。因此，在香港公司股份转让的交易中，应通过股东的（而非公司的）押记登记册来判断股份是否有瑕疵。
押记登记册示例
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重要控制人登记册的备存要求是2018年新增的。根据《公司条例》第653C条，对公司具有重大控制权的自然人或实体应登记在重要控制人登记册上。根据《公司条例》附表5A,重要控制人的认定标准包括直接或间接持有公司25%以上的股份或表决权，或有直接或间接任免过半董事的权利等。如果该公司是一家上市公司控制下的公司，则该公司的重要控制人应登记为上市公司。
重要控制人登记册示例
5. 核数师报告
公司须就每个财政年度委任核数师（也就是会计师），且该核数师必须就有关财政年度的财务报表出具核数师报告。
6. 会议纪要
公司必须备存以下各项与会议相关的纪录：
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(a) 所有并非在成员大会上通过的成员决议的文本；
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(b) 成员大会的所有议事程序的纪录；及
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(c) 所有并非以书面决议方式作出的决定的书面纪录。
该等记录必须自其产生之日起保存十年以上。
此外，需要格外注意的是，千万不要以为聘请了有限公司（而非自然人）作为公司秘书就可以安枕无忧，无需顾虑合规问题。即使是为多家公司提供秘书服务的公司，也有可能连最基本的登记册都没备存。比如2015年，公司编号为1053033的公司作为28间公司的公司秘书，因未将多家公司的成员登记册、董事登记册及公司秘书登记册备存于公司的注册办事处，且未有持续地在该等公司的注册办事处以可阅字样展示公司的名称，分别被3个裁判法院裁定90项控罪罪名成立，判处罚款共383,500元。
一般情况下，公司须就其每个财政年度，在其会计参照期(有关财政年度是参照该限期而决定的) 结束后的9 个月内，举行一次成员大会，作为其周年成员大会。如果公司的首个会计参照期超过12个月，那么公司应于该会计参照期结束后的3个月内，或者在该公司成立的周年日后的9个月内举行一次成员大会，以较迟者为准。如果没有根据规定在限期内召开股东大会，该公司及其每名责任人均属犯罪，可各处$50,000罚款。
由于召开股东大会是公司内部的事宜，很多香港公司持有者可能会掉以轻心，以为没开会也没人知道，导致未按规定召开股东大会成为了最常见的违反合规情况之一。
实践中，公司可以籍通过决议的方式免除举行周年成员大会：
另一个经常出现的违反合规的情况是董事未将财务报表等在成员大会上提交公司省览。《公司条例》规定，公司的董事须就每个财政年度，在法定时限内将关乎该财政年度的报告文件的文本，在周年成员大会或原讼法庭指示的任何其他成员大会上，提交公司省览。《公司条例》在这里对公司董事提出了非常严格的要求，如果董事没有采取一切合理步骤保证前述规定获得遵守，即属犯罪，可处罚款30万港币；而如果董事是故意没有采取一切合理步骤使得前述规定获得遵守，不仅可处30万罚款，还可能被处监禁多达12个月。 因此，切不可随便答应在香港公司做"挂名董事"，董事所需承担的责任和义务很多，远非仅仅"挂个名"而已。
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